Instrumentos de Gestão

• Plano de Classificação de Documentos: O Plano de Classificação espelha a produção documental e as atividades do Tribunal. Seu uso tem como principal objetivo facilitar o arquivamento e a recuperação dos documentos e das informações neles contidas, bem como facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos.

• Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o instrumento fundamental da avaliação, pois registra o ciclo de vida dos documentos. É um instrumento dinâmico de gestão de documentos, por isso é periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças que, eventualmente, ocorrerem na legislação.

• Índice - Plano de Classificação de Documentos: O Índice é um instrumento de pesquisa que auxilia na localização rápida e precisa de tipos documentais e assuntos e seu respectivo código de classificação.

Instrumentos de Destinação

• Relação de Transferência/Recolhimento de Documentos: Os documentos destinados a cumprirem prazos de guarda longos podem, desde que haja viabilidade, ser transferidos à custódia do Arquivo Central. O recolhimento de documentos permanentes deve ser realizado após o vencimento de seus prazos de guarda nas fases corrente e intermediária. O objetivo principal da transferência e do recolhimento é a liberação de espaço nas unidades administrativas e devem ser realizados de acordo com a política de arquivos do Tribunal.

• Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos: O envio de processos judiciais ao Arquivo Central deve ser precedido da análise dos itens da Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos. O objetivo é verificar a ausência de pendências nos processos judiciais em relação aos itens previstos na Lista, de forma a evitar o arquivamento indevido e possibilitar o ajuste de eventuais pendências.

• Listagem de Eliminação de Documentos: Os documentos que cumpriram seu prazo de guarda, cuja destinação final é a eliminação, devem ser relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos para aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

• Edital de Ciência de Eliminação de Documentos: Após aprovada a Listagem de Eliminação, deve ser publicado o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, a fim de dar publicidade ao ato.

• Termo de Eliminação de Documentos: O processamento técnico de eliminação de documentos, após aprovado e publicado, deverá ser registrado em Termo de Eliminação de Documentos.

• Solicitação de Alienação de Documentos: Havendo interesse de algum cidadão em documentos ou processos listados para eliminação, os documentos poderão ser alienados mediante a assinatura do interessado do formulário de Solicitação de Alienação de Documentos.