Passo-a-passo para Eliminação de Documentos
Este roteiro orienta as Zonas Eleitorais do TRE-PR na condução do processo de eliminação de documentos, desde o levantamento inicial até o arquivamento final no SEI. Todas as etapas observam a legislação arquivística nacional e as normas internas do Tribunal.
Fundamentação Normativa
| Norma | Objeto / Relevância |
|---|---|
| Resolução CNJ 324/2020 | Diretrizes gerais para gestão documental no Poder Judiciário. Requisitos para eliminação (arts. 24–25), prazo de 45 dias para edital de ciência e obrigatoriedade de publicação do Termo de Eliminação. |
| Resolução TRE-PR 873/2021 | Regulamenta o descarte de documentos no TRE-PR. Estabelece a Listagem de Eliminação (LED), o Edital de Ciência e o Termo de Eliminação como instrumentos obrigatórios. |
| Portaria TRE-PR 235/2023 | Aprova a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD) vigente. É o instrumento máximo de consulta para códigos e prazos. |
| IN 11/2018-DG | Instrução Normativa com procedimentos operacionais para classificação e avaliação de documentos no TRE-PR. |
| Lei Federal 8.159/1991 | Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Proíbe eliminação sem autoridade competente (art. 9). |
Sobre o prazo do edital de ciência
A Resolução TRE-PR 873/2021 (art. 10) prevê prazo de 15 dias. A Resolução CNJ 324/2020 (art. 25, § 1.º) estabelece 45 dias corridos. Enquanto a norma local aguarda atualização, adota-se o prazo de 45 dias da norma nacional.
Visão Geral do Fluxo
O processo de eliminação envolve dois atores principais: a Zona Eleitoral (prepara, executa e arquiva) e a SEGDMB/CPAD (analisa, delibera e registra). O quadro abaixo resume todas as etapas e seus responsáveis.
| N. | Etapa | Ação | Responsável |
|---|---|---|---|
| I | Levantamento | Identificar documentos com prazo vencido, consultar TTD e verificar data-limite (31/12 do último ano de guarda). | Zona Eleitoral |
| II | Mensuração | Calcular volume total em metros lineares. | Zona Eleitoral |
| III | Processo SEI | Criar ou reutilizar processo na classe Administração Geral – Descarte de Documentos. | Zona Eleitoral |
| IV | Informação + LED | Elaborar Informação ao Juiz Eleitoral acompanhada da Listagem de Eliminação de Documentos (LED) preenchida. | Zona Eleitoral |
| V | Despacho do Juiz | Juiz autoriza o descarte e determina remessa à CPAD. | Juiz Eleitoral |
| VI | Análise CPAD | SEGDMB analisa a LED. Pode aprovar, aprovar com ajustes ou devolver para retificação. | SEGDMB/CPAD |
| VII | Edital de Ciência | ZE publica edital no veículo oficial e certifica no SEI. SEGDMB copia a publicação (exigência CNJ). | ZE + SEGDMB |
| VIII | Prazo de 45 dias | Aguardar prazo corrido. Certificar transcurso e ausência de manifestações no SEI. | Zona Eleitoral |
| IX | Amostragem | Separar parcela dos documentos para guarda permanente, conforme definido no despacho da CPAD. | Zona Eleitoral |
| X | Eliminação física | Fragmentar documentos. Entregar material a cooperativa de reciclagem (Edital de Chamamento + Termo de Compromisso) ou Prefeitura. Registrar pesagem para o PLS. | ZE ou SEGDMB |
| XI | Pesagem (PLS) | Informar peso à Seção de Sustentabilidade encaminhando o processo SEI à ATSECAD. | Zona Eleitoral |
| XII | Termo de Eliminação | Juntar Termo ao SEI. SEGDMB publica Termo e Edital no DJE (exigência CNJ). | ZE + SEGDMB |
| XIII | Arquivamento | Concluir processo SEI na ZE. Reutilizar para descartes futuros. | Zona Eleitoral |
Como Ler a Tabela de Temporalidade (TTD)
| Coluna | Significado |
|---|---|
| D — Fase Corrente | Documento em tramitação ativa ou consulta frequente. Permanece na unidade produtora. |
| E — Fase Intermediária | Sem tramitação ativa, mas com interesse residual. Aguarda avaliação para destinação final. |
| F — Destinação Final | Guarda permanente (recolhimento ao arquivo histórico) ou eliminação (conforme este roteiro). |
| G — Observações | Condicionantes específicas: julgamento pelo TCU, trânsito em julgado, restabelecimento de direitos, encerramento de contrato etc. Quando preenchida, a eliminação é condicionada ao evento indicado. |
Plano de Classificação (PCD) — Classes Principais
| Classe | Abrangência |
|---|---|
| 1 — Administração Geral | Administração interna: materiais, patrimônio, pessoal, orçamento, contratos etc. |
| 2 — Decisão e Julgamento | Decisões judiciais: monocráticas, colegiadas, controle jurisdicional. |
| 3 — Administração de Eleições | Planejamento, execução e avaliação de eleições; atividades correicionais. |
Gestor responsável: Seção de Gestão Documental, Memória Institucional e Biblioteca (SEGDMB). Última atualização: [DATA DA PUBLICAÇÃO].
Clique em cada etapa para expandir as orientações detalhadas. As notas em destaque indicam regras críticas e pontos de atenção que, se não observados, resultam em devolução do processo pela CPAD.
Etapa I Levantamento dos Documentos
Identifique os documentos passíveis de eliminação com base na IN 11/2018-DG e na Tabela de Temporalidade (TTD, Portaria TRE-PR 235/2023). Para auxiliar na classificação, consulte a relação de itens mais comuns do acervo a ser expurgado pelas Zonas Eleitorais.
Regra de contagem do prazo
Some os prazos das fases corrente (coluna D) e intermediária (coluna E) da TTD. O prazo encerra sempre em 31/12. A eliminação só é autorizada a partir de 1.º de janeiro do ano seguinte.
Exemplo: documento de 2019 com prazo de 5 anos — encerra em 31/12/2024, descarte autorizado a partir de 01/01/2025.
Documentos com eliminação condicionada
Verifique a coluna Observações (G) da TTD. Se houver evento condicionante (ex.: "após restabelecimento de direitos políticos", "após julgamento das contas"), a eliminação só é possível após a ocorrência do evento. A LED deve registrar a data/evidência do evento para cada documento afetado.
Etapa II Mensurar o Acervo
Calcule o volume total dos documentos e expresse o resultado em metros lineares, conforme exigido na LED (requisito CNJ). Utilize a planilha Converte metros lineares.
Etapa III Criar ou Reutilizar Processo SEI
Crie um processo no SEI (caso ainda não exista de descartes anteriores) com os seguintes dados:
O mesmo processo SEI deve ser reutilizado para todos os procedimentos de descarte futuros do cartório.
Etapa IV Elaborar Informação ao Juiz e Preencher a LED
Produza uma Informação dirigida ao Juiz Eleitoral, acompanhada da Listagem de Eliminação de Documentos (LED) integralmente preenchida. A LED deve conter, para cada conjunto documental:
Campo Observações da LED — NÃO é opcional
O campo Observações deve ser preenchido para todos os itens da LED, sem exceção. É o principal instrumento de que a CPAD dispõe para compreender o conteúdo real dos documentos e subsidiar sua análise técnica. A ausência de informações neste campo resultará em devolução do processo.
O que registrar no campo Observações:
- Detalhamento do conteúdo: descreva de forma objetiva do que tratam os documentos. O código e a descrição genérica da TTD não bastam. Exemplo: em vez de "Filiação Partidária", informe "Fichas de filiação partidária em papel recebidas das sedes partidárias, referentes ao período 2015–2019, já digitalizadas no sistema FILIA".
- Eliminação condicionada a gatilho: informar qual o evento condicionante, quando ocorreu para cada documento e como foi verificado.
- Documentos que garantam direitos: se a LED incluir documentos relativos a servidores, eleitores ou contratados, justificar explicitamente por que podem ser eliminados.
Quanto mais detalhado o campo Observações, mais rápida será a análise da CPAD e menor o risco de devolução. A CPAD não tem acesso físico ao acervo — depende exclusivamente das informações registradas na LED para deliberar.
Etapa V Despacho do Juiz Eleitoral e Remessa à CPAD
O Juiz Eleitoral, por meio de despacho, autoriza o descarte e determina a remessa do processo SEI à Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) para análise e manifestação.
Etapa VI Análise pela CPAD (SEGDMB)
A SEGDMB, como órgão de apoio técnico à CPAD, analisará a LED com base na TTD e nas normas vigentes. Há três resultados possíveis:
Para reduzir devoluções, utilize o Checklist de Autoconferência (disponível na aba Checklist) antes de enviar o processo à CPAD.
Etapa VII Publicar Edital de Ciência de Eliminação
Aprovada a LED, a Zona Eleitoral deve expedir e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no veículo oficial de publicação designado pelo Tribunal. Após a publicação, certifique-a no processo SEI.
Responsabilidade compartilhada
A SEGDMB realizará cópia da publicação do edital para seus registros, conforme exigência da Resolução CNJ 324/2020, art. 25.
Etapa VIII Aguardar Prazo do Edital (45 dias)
Aguarde 45 dias corridos a partir da data de publicação do edital. Decorrido o prazo sem impugnações, certifique o transcurso e a ausência de manifestações no processo SEI.
Etapa IX Separar Amostragem para Guarda Permanente
Antes de proceder à eliminação física, separe a parcela de documentos destinada à guarda permanente (amostragem), conforme definido no despacho de aprovação da CPAD. A amostragem garante a preservação de registros representativos para a memória institucional, mesmo em conjuntos documentais cuja destinação final é a eliminação.
Atenção
Não proceda à fragmentação sem antes separar a amostragem. A eliminação é irreversível.
Etapa X Eliminação Física e Destinação para Reciclagem
Descaracterize os documentos por fragmentação. Realize a entrega do material fragmentado a Associação de Catadores ou Cooperativa de Reciclagem, mediante Edital de Chamamento e Termo de Compromisso (modelos disponíveis na aba Modelos e Ferramentas), ou à Prefeitura que realize coleta de recicláveis.
Etapa XI Registrar a Pesagem (PLS)
Registre a pesagem do material descartado para informação à Seção de Sustentabilidade, por meio do formulário Google encaminhado mensalmente para coleta dos dados do Plano de Logística Sustentável (PLS).
Etapa XII Termo de Eliminação
Insira no processo SEI o Termo de Eliminação de Documentos, formalizando o registro definitivo do descarte realizado.
Responsabilidade compartilhada
A SEGDMB publicará o Termo de Eliminação juntamente com o Edital de Descarte na página de Eliminação de Documentos, conforme exigência da Resolução CNJ 324/2020.
Etapa XIII Arquivar o Processo SEI
Conclua o processo SEI na Zona Eleitoral. Para futuros descartes, reutilize o mesmo processo.
Dúvidas: Central de Serviços cs.tre-pr.jus.br — Categoria: Gestão Documental.
Relação de documentos e ferramentas necessários para cada etapa do processo de eliminação. Os links devem ser inseridos ao publicar a página. Documentos marcados com referência normativa são instrumentos obrigatórios previstos na Resolução TRE-PR 873/2021 ou na Resolução CNJ 324/2020.
| Etapa | Documento / Ferramenta | Referência Normativa |
|---|---|---|
| I | Tabela de Temporalidade (TTD) | Portaria TRE-PR 235/2023 |
| I | Relação de itens comuns para expurgo em ZEs | Apoio (SEGDMB) |
| II | Planilha "Converte metros lineares" | Apoio (SEGDMB) |
| IV | Modelo de Informação ao Juiz | Art. 6, III, Res. 873/2021 |
| IV | Listagem de Eliminação de Documentos (LED) | Res. CNJ 324/2020 |
| V | Modelo de Despacho do Juiz | Art. 6, III, Res. 873/2021 |
| VII | Modelo de Edital de Ciência de Eliminação | Art. 6, IV, Res. 873/2021 |
| VII | Modelo de Certidão de Publicação | Apoio (SEGDMB) |
| VIII | Modelo de Certidão de Transcurso de Prazo | Apoio (SEGDMB) |
| X | Modelo de Edital de Chamamento (reciclagem) | Res. 873/2021 |
| X | Modelo de Termo de Compromisso (reciclagem) | Res. 873/2021 |
| XII | Modelo de Termo de Eliminação de Documentos | Art. 6, V, Res. 873/2021 |
Dúvidas e Suporte
Para dúvidas sobre classificação, temporalidade, modelos ou qualquer etapa deste roteiro, acesse a Central de Serviços: cs.tre-pr.jus.br — Categoria: Gestão Documental.
Os links de cada modelo devem ser inseridos ao publicar na página. Os links atuais do Google Docs permanecem válidos. | Gestor responsável: Seção de Gestão Documental, Memória Institucional e Biblioteca (SEGDMB).
Antes de encaminhar o processo à CPAD, verifique cada item abaixo. Este checklist espelha os critérios de análise da Comissão. Processos que atendam a todos os itens terão aprovação mais rápida e sem devoluções.
Atenção — Campo Observações da LED
O campo Observações da LED não é opcional. Ele deve ser preenchido para todos os itens, detalhando o conteúdo real dos documentos. A CPAD não tem acesso físico ao acervo e depende exclusivamente dessas informações para deliberar. A ausência é causa frequente de devolução.
1. Instrução Processual
| # | Verificação | S | N |
|---|---|---|---|
| 1.1 | O processo foi autuado na classe correta: Administração Geral – Descarte de Documentos? | ☐ | ☐ |
| 1.2 | Consta despacho do Juiz Eleitoral autorizando o descarte? | ☐ | ☐ |
| 1.3 | A Listagem de Eliminação de Documentos (LED) está preenchida e juntada ao processo? | ☐ | ☐ |
2. Listagem de Eliminação de Documentos (LED)
| # | Verificação | S | N |
|---|---|---|---|
| 2.1 | Os códigos de classificação correspondem corretamente ao conteúdo dos documentos (conferir na TTD, Portaria 235/2023)? | ☐ | ☐ |
| 2.2 | As descrições dos assuntos são claras e específicas (sem termos genéricos como "diversos")? | ☐ | ☐ |
| 2.3 | As Datas-Limite (ano inicial e final) estão preenchidas para cada item? | ☐ | ☐ |
| 2.4 | A quantidade de itens (folhas, cadernos ou caixas) está informada para cada conjunto? | ☐ | ☐ |
| 2.5 | A mensuração total em metros lineares está presente? (Use a planilha Converte metros lineares.) | ☐ | ☐ |
| 2.6 | O campo Observações está preenchido para TODOS os itens, com detalhamento do conteúdo dos documentos (do que tratam, estado, contexto)? Este campo NÃO é opcional e é indispensável para a análise da CPAD. | ☐ | ☐ |
3. Conformidade de Temporalidade
| # | Verificação | S | N |
|---|---|---|---|
| 3.1 | Os prazos de guarda (fase corrente + intermediária da TTD) foram integralmente cumpridos para CADA código? | ☐ | ☐ |
| 3.2 | A regra do ano civil foi observada? (Descarte só após 31/12 do último ano de guarda, ou seja, a partir de 01/01 do ano seguinte.) | ☐ | ☐ |
| 3.3 | Há documentos com eliminação CONDICIONADA a evento específico (ex.: restabelecimento de direitos, julgamento de contas)? Se SIM, preencha obrigatoriamente o item 3.4. | ☐ | ☐ |
| 3.4 | Para CADA documento do item 3.3: o campo Observações da LED registra o evento condicionante, a data de ocorrência e como foi verificado? | ☐ | ☐ |
| 3.5 | A LED NÃO inclui nenhum documento cuja destinação na TTD é "Guarda Permanente"? | ☐ | ☐ |
| 3.6 | A LED inclui documentos que garantam direitos de servidores, eleitores ou contratados? Se SIM, há justificativa no campo Observações? | ☐ | ☐ |
4. Preparação Final para Envio à CPAD
| # | Verificação | S | N |
|---|---|---|---|
| 4.1 | Todos os documentos da LED estão assinados (Informação e LED)? | ☐ | ☐ |
| 4.2 | O processo contém apenas documentos pertinentes ao descarte (sem documentos avulsos misturados)? | ☐ | ☐ |
| 4.3 | Caso haja itens removidos de versão anterior da LED, a mensuração total foi recalculada? | ☐ | ☐ |
Antes de enviar
Se você marcou "N" em qualquer item de 1.1 a 3.5, corrija antes de enviar à CPAD. Em especial, o item 2.6 (campo Observações) é causa frequente de devolução. Processos com pendências serão devolvidos para retificação.
Os itens em destaque (2.6 e 3.4) exigem justificativa obrigatória no campo Observações da LED. | Gestor responsável: SEGDMB.