Normas

Resolução TRE/PR nº 873/2021
Portaria TRE/PR nº 235/2023-PRESID
Instrução Normativa 11/2018
Resolução CNJ 324/2020
Tabela de Temporalidade Documental - TTD

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Requisitos da Resolução TRE/PR nº 873/2021

- Listagem de autorização de descarte de documentos- Art. 6º, III
- Edital de Ciência de Descarte de documentos- art. 6º, IV
- Termo de eliminação de documentos- art. 6º, V

Procedimento

I- Realizar levantamento dos documentos passíveis de descarte, conforme IN 11/2018-DG e Tabela de Temporalidade Documental - TTD.

Importante: deve ser considerado para o prazo de destinação final de cada documento o dia 31 de dezembro do ano anterior.

Exemplo: documento apto para ser descartado em maio de 2023, deverá aguardar o encerramento do ano de 2023. Ou seja, será descartado em 2024 ou ano posterior.

As Zonas Eleitorais poderão utilizar como base para consulta e auxílio na classificação de documentos esta relação de itens mais comuns do acervo a ser expurgado pelas ZEs;

II - Criar processo PAD com a classificação Determinações e Orientações - TRE-PR e Assunto “Descarte de documentos - XXXª ZE- município/PR” - Ofício-Circular nº 47/20- CRE-PR (trata das hipóteses de utilização de PJe ou PAD para procedimentos judiciários ou administrativo);

O PAD criado será utilizado para todos os procedimentos de descarte do cartório.

III - Fazer informação ao juiz (modelo) com a lista de documentos a serem descartados Anexa “Listagem de Eliminação de Documentos a ser preenchida (Resolução 324/2020 - CNJ)”;

IV - Despacho do juiz (modelo) autorizando o descarte e remessa do PAD para análise e manifestação da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD);

V - A CPAD poderá apresentar eventuais inconsistências para retificação, devolvendo o PAD para a Zona Eleitoral. Neste caso, o cartório deverá proceder às adequações necessárias e enviar novamente o PAD à CPAD para nova manifestação;

VI - Aprovada a lista de documentos a serem descartados, a Zona Eleitoral deverá expedir e  publicar o edital (modelo) no DJE, certificando a publicação no PAD (modelo);

VII - Decorrido o prazo do edital (45 dias corridos da data da publicação), certificar o transcurso e a ausência de manifestações (modelo);

* Aqui está sendo adotado o prazo estabelecido pela Resolução CNJ 324/2020, art. 25, § 1º, embora na resolução TRE/PR 873/2021, art. 10 ainda conste o prazo de 15 dias. Este prazo será ajustado em breve na próxima atualização da norma.

VIII - Descaracterizar, por fragmentação, os documentos a serem eliminados, após análise e autorização da Comissão Permanente de Gestão Documental e decorrido o prazo de 45 dias da publicação do edital, sem impugnações;

Obs.: 1 saco de lixo de 100 litros equivale a 8 kg de papel fragmentado (Res. TSE nº 23.474/2016).

IX - Registrar a pesagem do material descartado para informação à Seção de Sustentabilidade, através do formulário Google encaminhado mensalmente para coleta dos dados do Plano de Logística Sustentável (PLS) - Quantificação dos Resíduos Sólidos;

X- Realizar a entrega para associação de catadores, mediante Termo de Cooperação, ou Prefeitura que faça coleta de recicláveis;

XI - Inserir no PAD o Termo de Eliminação de Documentos (modelo);

XII - Arquivar o PAD na Zona Eleitoral.

Para futuros descartes, deverá ser utilizado o mesmo PAD.

Como entender o Plano de Classificação de Documentos (PCD) - colunas A, B e C da tabela

O PCD está dividido em 3 classes principais:

1) Administração Geral: documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna do Tribunal e sua relação com outras instituições, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foi criado;

2) Decisão e Julgamento: documentos referentes às atividades do Tribunal necessárias para a tomada de decisões judiciais ou para dar suporte às decisões em processos judiciais proferidas monocraticamente por juiz eleitoral, por magistrado da Corte, ou proferidas pelo próprio Tribunal, a fim de solucionar conflitos de interesse eleitoral, bem como às atividades de controle jurisdicional;

3) Administração e Disciplinamento de Eleições: documentos resultantes das atividades de planejamento, execução, acompanhamento e avaliação das eleições, bem como relativos às atividades correicionais, desempenhadas pelo Tribunal a fim de garantir a legitimidade do processo eleitoral.

O cartório deverá verificar em qual dessas classes o documento a ser descartado está classificado para determinar o seu prazo de guarda ou de eliminação.

Como entender a Tabela de Temporalidade (TTD) - colunas D, E, F e G da tabela

1) Fase corrente (coluna D): o documento encontra-se em tramitação ou, mesmo sem movimentação, é objeto de consultas frequentes

2) Fase intermediária (coluna E): o documento conserva ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo e aguarda avaliação para recolhimento para guarda permanente ou eliminação.

3) Destinação final (coluna F): guarda permanente ou eliminação do documento.

Atualizado em 10/07/2023.